Table of Contents
Dalam dunia usaha yang bergerak cepat, pengelolaan keuangan yang buruk bisa menjadi batu sandungan utama pertumbuhan bisnis.
Banyak pemilik bisnis mengalami kebocoran anggaran, tidak sadar sudah melewati batas pengeluaran, atau kesulitan menelusuri kemana aliran dana berjalan.
Di sinilah peran penting expense tracker, tools yang tidak hanya mencatat pengeluaran, tapi juga menjadi kompas pengendali keuangan usaha.
Pada artikel ini, kamu akan menemukan panduan lengkap seputar expense tracker: definisi, manfaat, fitur penting, cara memilih, dan rekomendasi tools yang cocok untuk bisnis skala kecil hingga menengah.
Apa Itu Expense Tracker?
Expense tracker adalah sistem atau aplikasi yang digunakan untuk mencatat, memantau, dan menganalisis pengeluaran. Dalam konteks bisnis, expense tracker membantu pemilik usaha mengetahui ke mana saja uang perusahaan digunakan, serta mengelola anggaran secara lebih disiplin dan transparan.
Berbeda dengan sekadar spreadsheet manual, expense tracker modern biasanya sudah dilengkapi fitur otomatisasi, seperti integrasi dengan rekening bank, pengingat pembayaran, atau kategori pengeluaran yang bisa disesuaikan.
Baca Juga: 5 Jenis Laporan Keuangan Perusahaan dengan Fungsi dan Formatnya
Mengapa Expense Tracker Penting untuk Bisnis?
Berikut beberapa alasan mengapa expense tracker penting untuk bisnis, antara lain:
1. Mencegah pemborosan
Dengan catatan pengeluaran yang rapi dan real-time, kamu bisa segera mengidentifikasi pos biaya yang tidak efisien atau pengeluaran yang melebihi anggaran.
2. Mempermudah pencatatan dan pembuatan laporan keuangan
Expense tracker yang baik otomatis menyusun data dalam bentuk laporan harian, mingguan, hingga bulanan. Ini memudahkan tim keuangan atau akuntan menyiapkan laporan akhir tahun tanpa harus mengulang pencatatan.
3. Membuat kontrol cash flow lebih baik
Dengan visualisasi pengeluaran harian dan mingguan, kamu tahu kapan saatnya menunda pembelian, kapan saatnya menambah investasi, atau kapan perlu menagih pembayaran dari klien agar arus kas tetap stabil.
Fitur Penting dalam Expense Tracker Bisnis
Tidak semua aplikasi pencatat pengeluaran cocok untuk bisnis. Berikut beberapa fitur wajib yang harus ada:
- Multi-user access agar tim atau karyawan bisa mencatat transaksi mereka sendiri
- Kategori pengeluaran khusus bisnis seperti biaya iklan, sewa kantor, gaji, hingga biaya operasional
- Integrasi dengan bank dan payment gateway
- Pengingat tagihan atau cicilan
- Export laporan ke Excel atau PDF
- Dashboard visual untuk menganalisis tren pengeluaran
- Batas anggaran dan notifikasi jika melebihi batas yang wajar
Jenis Expense Tracker yang Bisa Digunakan Bisnis
Nah, berikut adalah beberapa jenis expense tracker yang bisa kamu gunakan untuk bisnis:
1. Spreadsheet manual (Google Sheets/Excel)
Opsi ini adalah yang paling lumrah digunakan dan paling banyak dimengerti.
Memang, menggunakan spreadsheet secara manual terasa sudah cukup rapi. Namun, masih banyak aspek konvensional yang membuka celah kesalahan input, kecurangan, dan lainnya yang bisa merugikan bisnis.
2. Aplikasi expense tracker pribadi
Jika ingin naik level, kamu bisa mulai menggunakan aplikasi untuk membuat prosesnya jadi lebih mudah dan terautomasi. Biasanya, yang banyak tersedia adalah aplikasi expense tracker pribadi.
Meski bukan untuk bisnis dan kurang cocok untuk kebutuhan usaha, aplikasi ini masih bisa jadi permulaan yang baik.
3. Aplikasi expense tracker khusus bisnis
Nah, untuk pebisnis, kamu wajib mencari yang memang bisa memenuhi kebutuhan bisnismu, misalnya.
Biasanya, aplikasi seperti ini sudah terintegrasi dengan fitur keuangan lain seperti approval, reimbursement, budgeting, hingga laporan pajak yang sangat berguna untuk meningkatkan operasional bisnis.
Nah, salah satu contohnya adalah Paper.id.
Baca Juga: Payouts, Kelola Transfer Uang Domestik dan Global dengan Otomatis
Paper.id: Expense Tracker Bisnis yang Lengkap, Terintegrasi, dan Gratis
Aplikasi Expense Tracker Terbaik (Sumber: Paper.id)
Paper.id bukan sekadar aplikasi invoice. Di dalamnya, kamu juga bisa mengelola pengeluaran harian, pengajuan biaya dari tim, approval digital, hingga laporan arus kas yang otomatis ter-update.
Fitur Expense Tracker di Paper.id
1. Input pengeluaran otomatis dari transaksi
Setiap kali ada pembelian, biaya operasional, atau pembayaran invoice, data akan langsung tercatat dalam sistem pengeluaran, tanpa perlu input manual.
2. Custom role
Karyawan bisa ajukan pengeluaran, dan atasan bisa langsung setujui atau tolak dari dashboard. Sebagai pemilik bisnis, kamu juga bisa membatasi akses dari pengguna lainnya. Ini menghilangkan proses reimburse ribet dan mencegah fraud internal.
3. Integrasi dengan virtual credit card dari Paper.id
Kalau kamu pakai Paper Pioneer Card atau Horizon Card, semua transaksi secara otomatis masuk ke laporan pengeluaran. Ini membuat expense tracker kamu langsung terhubung ke real transaksi, bukan sekadar catatan belakangan.
4. Laporan keuangan otomatis
Ingin tahu total pengeluaran minggu ini? Atau bandingkan pengeluaran marketing vs operasional? Semua tersedia dalam grafik yang mudah dipahami dan otomatis dibuat oleh sistem, jadi kamu tidak perlu input ulang lagi! Praktis, bukan?
Baca Juga: Kolaborasi DOKU & Paper.id: Solusi E-invoice All in One untuk Efisiensi Proses Invoicing Hingga 80%!
Yuk, pelajari selengkapnya tentang expense tracker dari Paper.id dengan klik di sini!
Lalu, registrasikan bisnismu juga secara gratis untuk bisa nikmati fiturnya.
Pada akhirnya, apa pun yang jadi pilihanmu, semoga bisa membuat bisnismu makin melejit, ya!
* Artikel ini hasil kerja sama antara Paper.id dan DOKU
