Apa Itu Virtual Office? - Pengertian, Tujuan, & Kelebihan

Banyak bisnis menghadapi mahalnya biaya sewa kantor. Oleh karena itu, virtual office saat ini menjadi solusi bagi bisnis untuk menghemat biaya operasional.

Tak hanya menghemat biaya, virtual office juga menawarkan banyak kelebihan lain, seperti fleksibilitas kerja dan peningkatan reputasi karena alamat bisnis yang prestisius.

Jika Anda tertarik untuk menyewa virtual office untuk kebutuhan bisnis, simak artikel ini terlebih dahulu untuk mengetahui pengertian, kelebihan, kekurangan, hingga beberapa hal yang harus diperhatikan sebelum menyewanya!

Apa Itu Virtual Office?

Virtual office adalah tempat kerja atau kantor tanpa bangunan fisik yang dapat digunakan bisnis sebagai alamat resmi perusahaan.

Jadi, perusahaan dapat menyewa virtual office kepada provider dan berhak mengklaim alamat dari kantor tersebut, tetapi tidak memiliki ruangan fisiknya.

Meskipun sifatnya virtual, tetapi perusahaan yang menyewa virtual office juga berhak memperoleh fasilitas atau layanan layaknya kantor biasa, seperti penggunaan ruang meeting, layanan resepsionis, hingga fasilitas telepon.

Konsep kantor virtual ini sebenarnya sudah ada sejak tahun ‘70-an dan mulai populer pada ‘90-an.

Namun, seiring berkembangnya teknologi dan kemunculan Covid-19, penggunaan virtual office semakin dibutuhkan, mengingat pandemi memaksa banyak bisnis untuk beradaptasi dengan sistem kerja jarak jauh, sehingga kebutuhan akan kantor fisik pun berkurang.

Perbedaan Virtual Office dengan Kantor Biasa

Perbedaan utama antara virtual office dengan kantor biasa dapat dilihat dari sifat atau wujudnya.

Virtual office bersifat non-fisik, jadi perusahaan hanya bisa mengklaim alamat kantor dan menikmati layanan administratifnya. Alhasil, biaya sewanya pun jauh lebih hemat.

Sementara itu, kantor biasa dapat digunakan untuk bekerja setiap hari karena memiliki ruangan fisik. Akibatnya, kantor biasa membutuhkan biaya yang lebih mahal untuk kebutuhan penyewaan dan perawatan fasilitas.

Dasar Hukum dan Legalitas Virtual Office di Indonesia

Pada 2016, Pemerintah Provinsi DKI Jakarta menerbitkan aturan khusus terkait penggunaan virtual office yang tertuang dalam Surat Edaran Nomor 06/SE/2016.

Berdasarkan Surat Edaran tersebut, virtual office diakui secara legal sebagai domisili usaha untuk mendapatkan SKDP, SIUP, TDP, dan izin usaha lainnya.

Tujuan Penggunaan Virtual Office

Bagi bisnis kecil, virtual office menjadi solusi yang tepat untuk meningkatkan reputasi bisnis dengan memiliki alamat kantor profesional tanpa harus mengeluarkan biaya yang besar.

Apalagi, kecanggihan teknologi saat ini memungkinkan perusahaan untuk bisa menerapkan sistem kerja remote, sehingga karyawan dapat bekerja dari mana saja tanpa batasan lokasi.

Jadi, dapat disimpulkan bahwa tujuan utama penggunaan virtual office oleh perusahaan adalah untuk menciptakan fleksibilitas operasional, efisiensi biaya, dan meningkatkan kredibilitas bisnis.

Baca juga: Kenali Biaya Tak Terduga Agar Usaha Tetap Lancar 

Kelebihan dan Kekurangan Virtual Office

Sebelum memutuskan untuk menggunakan virtual office, ada baiknya untuk mempertimbangkan segala aspeknya secara menyeluruh.

Oleh karena itu, mari kita bahas lebih lanjut terkait keunggulan dan kelemahan dari virtual office berikut ini.

Kelebihan Virtual Office

Berikut beberapa keunggulannya:

1. Menghemat Biaya Operasional

Menyewa ruang kantor fisik, terutama di lokasi strategis, membutuhkan biaya sewa yang sangat mahal.

Sebagai contoh, menyewa ruang kantor di SCBD bisa mencapai ratusan juta per bulan. Namun, menggunakan virtual office di lokasi yang sama hanya membutuhkan biaya yang jauh lebih terjangkau.

Tak hanya itu, kantor fisik juga membutuhkan biaya untuk listrik, internet, perawatan gedung, kebersihan, dan keamanan, yang mana tidak diperlukan virtual office.

2. Mendukung Fleksibilitas Kerja

Penggunaan virtual bisnis tentunya dapat mendukung fleksibilitas karyawan untuk bisa bekerja dari mana saja tanpa harus terbatas oleh jarak. Jadi, para karyawan tidak harus datang ke kantor sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.

Apabila diperlukan komunikasi langsung, mereka bisa menggunakan fasilitas virtual office berupa ruangan meeting secara online. Alhasil, karyawan pun tetap bisa berdiskusi dan bertukar ide untuk menyelesaikan pekerjaan bersama meskipun berada di lokasi yang berbeda.

Pada gilirannya, fleksibilitas kerja ini dapat mendukung keseimbangan antara kehidupan kerja dan pribadi (work-life balance), karena karyawan tidak perlu menghabiskan waktu untuk hadir ke kantor setiap harinya.

3. Membantu Meningkatkan Reputasi Perusahaan

Virtual office memungkinkan perusahaan untuk bisa memiliki alamat kantor profesional di lokasi yang strategis dan prestisius. 

Misalnya, sebuah startup yang ingin terlihat kredibel bisa menggunakan alamat virtual office di kawasan perkantoran bergengsi, seperti Sudirman, Kuningan, atau SCBD Jakarta.

Dengan alamat ini, bisnis pun akan tampak lebih profesional di mata klien dan mitra, tanpa harus menyewa kantor fisik dengan biaya tinggi.

Kekurangan Virtual Office

Meskipun memiliki sejumlah kelebihan, virtual office juga tak lepas dari beberapa kekurangan yang patut dipertimbangkan, yaitu:

1. Tantangan Komunikasi Antarkaryawan

Dilansir dari desklog.io, sebuah penelitian mengungkapkan bahwa karyawan yang bekerja langsung dari kantor memiliki kemungkinan 25% lebih besar untuk bisa berkolaborasi secara efektif dibandingkan karyawan yang bekerja dari rumah.

Ini menunjukkan bahwa komunikasi antarkaryawan yang bekerja dari jarak jauh (remote) menjadi tantangan tersendiri.

Pasalnya, tanpa interaksi tatap muka, karyawan mungkin akan mengalami kesulitan dalam menyampaikan ide, memberikan respon, serta membangun hubungan kerja yang solid.

Tak hanya itu, membangun budaya perusahaan dalam bisnis yang menggunakan virtual office juga mungkin akan lebih sulit, karena budaya kerja biasanya terbentuk dari interaksi sehari-hari di kantor.

Meskipun begitu, tantangan ini sebenarnya dapat diatasi dengan menerapkan sistem komunikasi yang efektif, seperti mengadakan jadwal meeting rutin dan mengimplementasikan SOP yang jelas dalam bekerja.

2. Kredibilitas Perusahaan Mungkin Dipertanyakan

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, penggunaan virtual office memang dapat membantu meningkatkan reputasi perusahaan melalui kepemilikan atas alamat bisnis profesional.

Meskipun begitu, dalam beberapa kasus, hal ini mungkin bisa memunculkan keraguan terhadap kredibilitas bisnis itu sendiri.

Beberapa klien mungkin akan menganggap bahwa bisnis yang memiliki virtual office kurang kredibel dibandingkan kantor fisik pada umumnya.

Namun, hal ini dapat diatasi dengan beberapa strategi yang dapat membangun kepercayaan dan profesionalisme bisnis, seperti menggunakan alamat virtual office di lokasi yang terpercaya, memastikan komunikasi yang transparan, serta membangun citra yang kuat secara online.

3. Keterbatasan dalam Administrasi

Karena tidak memiliki kantor fisik permanen dan staf administrasi yang selalu tersedia, virtual office dapat menghadapi beberapa keterbatasan dalam hal administrasi.

Misalnya, perusahaan berisiko mengalami keterlambatan dalam penerimaan dokumen penting, kesulitan dalam menangani tamu secara langsung, serta keterbatasan dalam penyimpanan aset atau inventaris kantor.

Baca juga: Gross Profit: Kunci Perhitungan Keuntungan Bisnis 

Hal yang Harus Diperhatikan dalam Memilih Virtual Office

Jika Anda telah membaca hingga bagian ini, kemungkinan besar Anda semakin tertarik untuk menyewa virtual office demi mendukung kebutuhan bisnis Anda.

Namun, sebelum membuat keputusan, ada beberapa hal krusial yang perlu Anda pertimbangkan agar pilihan virtual office yang diambil benar-benar tepat dan sesuai dengan tujuan bisnis.

1. Lokasi

Keuntungan utama dari virtual office adalah kepemilikan akan alamat resmi kantor di lokasi yang strategis dan prestisius guna meningkatkan kredibilitas perusahaan. Oleh karena itu, lokasi atau alamat virtual office perlu dipertimbangkan paling utama.

Jika Anda ingin memilih lokasi virtual office di Jakarta, berikut beberapa kawasan prestisius dan strategis yang dapat Anda pertimbangkan:

• Kawasan SCBD (Sudirman Central Business District)
• Jalan Jenderal Sudirman
• MH Thamrin
• Kuningan (Rasuna Said, Mega Kuningan, Setiabudi)
• Jalan Gatot Subroto
• TB Simatupang
• MT Haryono
• Kelapa Gading
• Pondok Indah
• Senayan
• Bendungan Hilir
• Senayan

Namun, sebelum memilih lokasi, pastikan alamat virtual office tersebut sesuai dengan Rencana Detail Tata Ruang (RDTR) dan aturan zonasi yang berlaku.

Pasalnya, tidak semua kawasan dapat dijadikan domisili perusahaan, meskipun berada di gedung perkantoran atau ruko. Jika zonasinya tidak sesuai dengan peruntukan usaha, ada risiko izin bisnis sulit diterbitkan atau bahkan dibatalkan di kemudian hari.

2. Fasilitas dan Layanan yang Ditawarkan

Tiap penyedia virtual office menawarkan paket layanan yang berbeda-beda. Oleh karena itu, Anda harus memilih virtual office dengan layanan yang sesuai kebutuhan bisnis.

Adapun beberapa karakteristik virtual office yang ideal adalah sebagai berikut.

1. Alamat bisnis profesional
2. Layanan telepon dan surat-menyurat
3. Layanan ruang meeting sesuai permintaan
4. Fleksibilitas dalam hal durasi sewa dan sistem kerja
5. Keamanan dan privasi

Selain itu, pelajari juga peraturan umum yang ditetapkan penyedia virtual office. Sebab, ada beberapa virtual office yang tidak diperkenankan untuk disewa perusahaan yang bergerak di bidang industri tertentu.

Sumber: xwork.co

Jadi, pastikan untuk menanyakan detail layanan yang ditawarkan sebelum menyewa virtual office agar tidak ada kebutuhan bisnis yang terlewat.

3. Biaya

Salah satu alasan utama penggunaan virtual office adalah efisiensi biaya operasional. Nah, sebelum menyewa virtual office, pastikan untuk membandingkan harga dari beberapa penyedia layanan terlebih dahulu.

Apalagi, setiap penyedia layanan juga biasanya menawarkan beberapa jenis paket dengan biaya dan fasilitas yang berbeda-beda. Jadi, sesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.

Sumber: virtualofficescbd.id

Tak hanya itu, pelajari juga apakah ada biaya tambahan (add-on) selain yang telah ditetapkan apabila menggunakan fasilitas tertentu.

4. Bidang Usaha

Tidak semua badan usaha dapat menggunakan virtual office. Hal ini tercantum dalam PP No. 5 tahun 2021 yang secara tegas melarang beberapa bidang usaha untuk menggunakan virtual office.

Oleh karena itu, pastikan dulu apakah bidang usaha yang Anda jalankan dapat menggunakan virtual office. Anda dapat menghubungi DPMPTSP setempat jika membutuhkan pertanyaan lebih lanjut terkait hal ini.

5. Legalitas

Yang tak kalah penting, cari tahu apakah penyedia virtual office memiliki izin resmi dari pemerintah dan dapat digunakan untuk pendaftaran badan usaha.

Sebaiknya, konsultasikan dengan pihak penyedia layanan atau profesional hukum untuk memastikan legalitas virtual office.

Baca juga: Pebisnis Harus Tahu, Begini Cara Mengelola Manajemen Persediaan dengan Tepat 

Ingin Bisnis Anda Tumbuh Pesat di Tahun 2025? Berikan Opsi Pembayaran Beragam untuk Pelanggan Anda bersama DOKU

Di tahun 2025, pelanggan semakin mengutamakan kenyamanan dan kemudahan dalam bertransaksi. Faktanya, 67% orang Indonesia kini lebih memilih bertransaksi secara cashless karena alasan kemudahan dan keamanan (Visa Study).

Keunggulan DOKU:

Metode Pembayaran Luas

DOKU menyediakan rangkaian produk pembayaran terluas, mulai dari Kartu Kredit, cicilan Kartu Kredit, Transfer Bank, E-wallet, PayLater, Direct Debit, Digital Banking, QRIS, hingga OTC (Over The Counter), di mana pelanggan bisa melunasi pembeliannya melalui transaksi tunai di gerai minimarket dengan menggunakan kode tertentu.

Memiliki Lisensi Terlengkap

DOKU adalah satu-satunya penyedia layanan pembayaran di Indonesia yang memiliki lima lisensi dari Bank Indonesia, yaitu untuk payment gateway, transfer dana, uang elektronik, dompet elektronik, dan operator QRIS.

Pengalaman dan Sertifikasi Unggul

Dengan menggunakan payment gateway yang tepat, hal tersebut memungkinkan pelanggan melakukan pembayaran tanpa kendala. Alhasil,  komplain pelanggan dapat terhindarkan.

Perlu diketahui, Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) adalah standar keamanan informasi kepemilikan yang dikelola oleh PCI Security Standards Council, yang dibentuk oleh American Express, Discover Financial Services, JCB International, MasterCard Worldwide, dan Visa Inc.

Telah Dipercaya Ratusan Ribu Merchant Korporat

Tercatat lebih dari 150.000 merchant korporat dari lintas industri telah menggunakan layanan pembayaran DOKU, termasuk diantaranya Google, Garuda, Prudential dan Traveloka.

CEO DOKU, Chris Yeo, menegaskan pentingnya keunggulan yang dimiliki DOKU dalam sektor fintech pembayaran di Indonesia. “Saya pikir keunggulan kami sebagai payment fintech company adalah memiliki 6 lisensi pembayaran yang tidak dimiliki oleh semua fintech di Indonesia. Lisensi pembayaran ini memungkinkan kami menghasilkan berbagai macam produk pembayaran yang berbeda, seperti payment gateway, pembayaran lintas batas (cross-border), pembayaran tagihan (billers), e-money, e-wallet, QRIS, hingga collecting agent untuk mengumpulkan Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP).”

Hubungi kami
Sales kami siap memberikan informasi lebih lanjut, atau daftar di sini untuk mulai menawarkan berbagai opsi pembayaran kepada pelanggan Anda!