HR Wajib Tahu, Begini Cara Perusahaan Transfer Gaji Karyawan Secara Otomatis

Pemberian upah atau gaji karyawan secara manual, kini tidak lagi efektif. Selain melelahkan dan menghabiskan sebagian besar waktu Anda sebagai HR, cara ini juga berisiko tinggi mengalami kesalahan. 

Terlebih, jika Anda harus melakukan pembayaran gaji ke ribuan karyawan. Dalam kondisi seperti ini, tentu Anda membutuhkan informasi cara perusahaan transfer gaji karyawan yang lebih efektif, tanpa lembur dan stres.

Dengan bantuan teknologi, kini perusahaan memiliki berbagai opsi untuk mentransfer gaji secara efisien, cepat, dan aman. Lantas, cara apa saja yang bisa dilakukan perusahaan untuk transfer gaji karyawan secara efektif? Mari kita bahas dalam artikel ini.

Pengertian Sistem Penggajian Karyawan

Gaji adalah imbalan dalam bentuk uang yang diberikan oleh perusahaan atau pemberi kerja kepada karyawan dalam waktu tetap, sebagai kompensasi atas jasa atau pekerjaan yang dilakukan.

Kata gaji sendiri berasal dari bahasa Latin “Salarium”, yang berarti uang garam atau membayar dengan garam. Ini karena dulu garam sering digunakan untuk berbagai keperluan penting sehingga disebut emas putih.

Dalam Islam, gaji dikenal dengan istilah ujrah (upah). Sementara menurut Cambridge Dictionary, secara bahasa salary adalah sejumlah uang tetap yang diterima karyawan dari perusahaan atau pemberi kerja, yang biasanya dibayarkan setiap bulan

Sistem penggajian karyawan sendiri adalah rangkaian proses yang digunakan oleh perusahaan untuk menghitung, memproses, dan membayar gaji karyawan sesuai jadwal yang telah ditentukan. Proses ini mencakup perhitungan upah berdasarkan jam kerja, tunjangan, dan bonus. Selain itu, perusahaan juga perlu menghitung potongan Pph21, iuran BPJS Ketenagakerjaan, iuran BPJS Kesehatan, serta potongan lain yang relevan dengan kebijakan perusahaan dan regulasi pemerintah.

Dahulu, sistem penggajian sering kali dilakukan secara manual oleh tim HR. Namun, seperti yang kita tahu, cara ini tidak hanya berisiko tinggi. Tetapi, juga membutuhkan waktu yang lama dan sangat bergantung pada ketelitian tim HR dalam menghitung gaji dengan tepat.

Jika terdapat kesalahan dalam proses penggajian, ini tidak hanya menimbulkan ketidakpuasan di kalangan karyawan. Kesalahan tersebut juga bisa membuat perusahaan berhadapan dengan hukum. Sebagai HR, tentu Anda tidak mau berhadapan dengan masalah-masalah rumit ini, bukan?

Oleh karena itu, untuk meminimalisasi kesalahan penggajian karyawan, banyak perusahaan yang kini mulai mengimplementasikan sistem penggajian otomatis. Ini merupakan perangkat lunak atau platform digital yang dirancang untuk mengelola proses penggajian secara efisien dan minim kesalahan.

Sistem penggajian otomatis ini biasanya terintegrasi dengan data absensi karyawan, jadwal kerja, peraturan pajak, dan informasi lain yang dibutuhkan untuk melakukan perhitungan gaji secara akurat. Dengan sistem ini, perusahaan dapat melakukan transfer gaji karyawan secara otomatis sesuai jadwal yang telah ditentukan. Terlihat lebih efisien, bukan?

Cara Perusahaan Transfer Gaji Karyawan

Dalam sistem penggajian perusahaan, terdapat kebijakan-kebijakan yang akan berpengaruh pada besaran upah karyawan. Umumnya, kebijakan tersebut, meliputi: kebijakan cuti, tunjangan, absensi karyawan, hingga kebijakan tentang pemotongan pajak dan asuransi.

Setelah semua kebijakan diatur dengan jelas, sebagai HR Anda bisa melanjutkan proses penggajian dengan prosedur sebagai berikut:

Menentukan Tanggal Gajian yang Konsisten

Siapa sih yang suka kalau tanggal gajinya mundur dari waktu yang telah disepakati antara karyawan dengan perusahaan? Tentu tidak ada, bukan? Perusahaan bisa kehilangan karyawan terbaiknya jika tidak konsisten dalam mentransfer gaji setiap bulannya. Tentu, Anda tidak ingin hal ini terjadi, bukan?

Oleh karena itu, sebagai HR, Anda dapat berdiskusi dengan pemimpin perusahaan untuk menetapkan deadline dalam sistem penggajian otomatis. Jika sudah menetapkan tanggal gajian, sebaiknya jalankan rencana penggajian tersebut secara konsisten, ya!

Mencatat Absensi Kehadiran Karyawan

Prosedur berikutnya yang perlu Anda lakukan adalah mencatat waktu absensi kehadiran karyawan untuk menentukan total upah yang mereka terima. Pencatatan absensi karyawan ini dapat menggunakan sistem kehadiran otomatis, seperti penggunaan kartu, absensi sidik jari, sistem absen digital, absensi berbasis web, atau absensi biometrik.

Mengecek Waktu Kerja Karyawan

Selanjutnya, Anda juga perlu mengecek dan mencatat waktu kerja karyawan melalui attendance management system. Umumnya, perusahaan akan menerapkan waktu kerja selama 8 jam sehari. Jika karyawan bekerja kurang dari 8 jam, maka dia dapat dianggap pulang cepat atau ijin.

Hal sebaliknya berlaku bagi karyawan yang bekerja lebih dari 8 jam, mereka dapat dianggap lembur. Jumlah jam kerja karyawan ini nantinya juga akan berpengaruh pada gaji yang mereka terima.

Membuat Daftar Gaji

Prosedur pembuatan daftar gaji ini dapat mengikuti daftar upah bulan sebelumnya. Namun, sebagai HR, Anda tetap harus mengecek kembali apakah ada pengangkatan karyawan baru, pemberhentian karyawan, kenaikan pangkat, atau penurunan pangkat.

Mendistribusikan Gaji pada Karyawan

Sebaiknya, segera tinggalkan cara konvensional untuk mendistribusikan gaji karyawan. Anda bisa mulai memanfaatkan teknologi untuk transfer gaji secara otomatis. Metode ini tidak hanya membuat pekerjaan Anda jadi lebih mudah, tetapi juga aman bagi keuangan perusahaan karena memberikan perhitungan yang akurat.

Ada beberapa cara yang bisa digunakan oleh perusahaan untuk transfer gaji secara otomatis. Cara perusahaan transfer gaji karyawan tersebut, antara lain:

• Transfer Bank Langsung (Direct Deposit)

Pada metode ini, Anda bisa membayarkan gaji langsung ke rekening bank karyawan. Cara ini telah dipakai oleh banyak perusahaan karena selain memudahkan manajemen keuangan, prosesnya juga cepat dan efisien.

• Cek Gaji (Payroll Check)

Menurut Investopedia, Payroll check merupakan cek atau surat berharga yang diterbitkan oleh perusahaan sebagai bentuk pembayaran gaji kepada karyawan. Jadi, karyawan perlu mencairkan cek tersebut di bank untuk bisa mendapatkan gaji mereka. 

Di dalam payroll check ini biasanya tercantum informasi berikut:

• Nama penerima (karyawan)
• Jumlah gaji yang diterima
• Periode pembayaran
• Tanggal cek dikeluarkan
• Tanda tangan pejabat yang berwenang di perusahaan

Meskipun metode ini masih digunakan oleh beberapa perusahaan atau industri tertentu, cara ini sudah mulai ditinggalkan. Cara ini memang aman dan cepat jika dilihat dari sisi perusahaan. Namun, jika menilik dari sisi karyawan, cara perusahaan transfer gaji karyawan dengan payroll check ini sangat merepotkan, bukan?

• Pembayaran Gaji melalui Kartu Prabayar (Prepaid Cards)

Dalam pembayaran gaji melalui kartu prabayar (prepaid card) ini perusahaan memberikan gaji kepada karyawan dengan cara mengisi saldo pada kartu prabayar yang dikeluarkan oleh bank atau lembaga keuangan tertentu. Kartu tersebut dapat digunakan karyawan untuk transaksi belanja, tarik uang tunai, atau membayar tagihan layaknya kartu debit. 

Cara perusahaan transfer gaji karyawan melalui kartu prabayar ini cocok bagi karyawan yang tidak memiliki akses ke perbankan. Metode ini juga populer untuk karyawan yang bekerja di sektor informal, kontraktor, pekerja sementara, perusahaan di negara tertentu.

Sayangnya, kartu prabayar ini memiliki kelemahan. Beberapa kartu prabayar menagihkan biaya bulanan, biaya penarikan, atau biaya transaksi tertentu sehingga merugikan karyawan. Selain itu, kartu prabayar hanya bisa digunakan di tempat tertentu atau memiliki batasan saldo maksimal.

• Sistem Pembayaran Digital

Transfer gaji melalui sistem pembayaran digital merupakan metode pembayaran gaji secara elektronik dengan memanfaatkan platform atau aplikasi pembayaran digital. Dalam metode ini, perusahaan mentransfer gaji karyawan menggunakan layanan pembayaran online atau aplikasi dompet digital ke akun digital karyawan.

Setelah menerima gaji, karyawan bisa langsung menggunakannya untuk pembayaran tagihan, belanja online, atau ditransfer ke rekening bank, sesuai kebutuhan. Sistem ini berbeda dengan transfer bank konvensional karena menggunakan aplikasi yang terhubung ke internet dan juga menawarkan berbagai fitur tambahan.

Keuntungan menggunakan sistem pembayaran digital ini, pendistribusian gaji karyawan berlangsung dalam waktu singkat, terutama jika dilakukan dalam jaringan yang sama. Selain itu, aplikasi digital umumnya menyediakan riwayat transaksi sehingga membantu karyawan dan perusahaan saat ingin melacak pembayaran.

Meski demikian, transfer gaji melalui sistem pembayaran digital ini juga memiliki kekurangan, antara lain:

• Ada risiko keamanan seperti peretasan atau pencurian data yang bisa terjadi pada akun digital.
• Beberapa platform mengenakan biaya untuk transfer antarbank, penarikan, atau transaksi tertentu.
• Sistem ini membutuhkan koneksi internet. Jika karyawan tinggal di area dengan akses internet terbatas, tentu bisa jadi masalah, bukan?
• Transfer Gaji melalui Aplikasi Perbankan

Pada metode pembayaran gaji ini, perusahaan menggunakan layanan perbankan digital untuk mentransfer gaji karyawan langsung ke rekening bank mereka. Dalam metode ini, perusahaan memanfaatkan aplikasi perbankan online atau internet banking dari bank yang telah bekerja sama.

Transfer gaji melalui aplikasi perbankan umumnya lebih cepat dibanding metode manual. Selain itu, tingkat keamanannya lebih  tinggi. Baik perusahaan maupun karyawan, dapat melacak riwayat pembayaran atau memantau aliran dana dengan mudah.

Namun kelemahannya, jika perusahaan dan karyawan menggunakan bank yang berbeda, proses transfer antarbank ini akan dikenakan biaya tambahan. Proses transfer gaji juga berpotensi mengalami keterlambatan ketika aplikasi mengalami gangguan teknis. Terlebih, ketika transfer dilakukan dalam jumlah besar atau pada waktu yang bersamaan.

• Pembayaran dengan Perusahaan Pihak Ketiga (Third-Party Payroll Service)

Pembayaran gaji melalui perusahaan pihak ketiga atau third-party payroll service merupakan metode penggajian di mana perusahaan menyerahkan tugas pengelolaan gaji kepada pihak ketiga.

Perusahaan pihak ketiga inilah yang akan mengurus seluruh proses pembayaran gaji. Mulai dari perhitungan gaji, pemotongan pajak, hingga pendistribusian dana kepada karyawan. Dengan metode ini, perusahaan bisa fokus pada tugas lain tanpa terbebani urusan administratif penggajian karyawan.

Memiliki Rencana Cadangan Finansial

Prosedur terakhir yang diperlukan pada cara perusahaan transfer gaji karyawan adalah memiliki rencana cadangan finansial. Ini diperlukan jika sewaktu-waktu perusahaan Anda sedang menghadapi masalah finansial, gaji karyawan tetap bisa ditransfer tepat waktu.

Rencana cadangan ini harus dipersiapkan sejak awal. Jadi, sebagai HR, Anda perlu berkolaborasi dengan bagian finance untuk memperhitungkan kemampuan finansial perusahaan secara menyeluruh. Termasuk di antaranya, dana untuk membayar lembur maupun bonus karyawan.

Manfaat Perusahaan Menerapkan Sistem Penggajian Otomatis

Dari sudut pandang karyawan, sistem penggajian otomatis memudahkan mereka dalam menerima gaji secara real-time dan mendistribusikannya untuk kebutuhan sehari-hari. Sementara itu, bagi perusahaan, sistem penggajian otomatis ini dapat memberikan manfaat berikut:

Menghemat Waktu

Bayangkan berapa banyak waktu akan terbuang saat Anda mengantre di bank untuk membayar gaji karyawan? Dengan payroll otomatis, Anda dapat mengatur jadwal pendistribusian gaji karyawan tanpa beranjak dari tempat duduk. Prosesnya juga cepat. Jadi, Anda bisa menggunakan waktu yang tersisa untuk menyelesaikan pekerjaan penting lainnya.

Menghemat Biaya

Sistem penggajian otomatis membuat perusahaan lebih hemat biaya dari berbagai segi, antara lain:

• Perusahaan tidak perlu membayar karyawan HR yang khusus mengurus penggajian manual.
• Menghemat biaya lembur karena karyawan HR tidak perlu lagi lembur untuk menyelesaikan pendistribusian gaji.
• Mengurangi risiko kesalahan perhitungan gaji, potongan, atau pajak sehingga perusahaan tidak perlu mengeluarkan uang ekstra untuk mengganti kesalahan tersebut.
• Mengurangi risiko denda atau sanksi akibat salah perhitungan pajak.
• Menghemat biaya kertas, alat tulis, dan juga amplop yang biasa digunakan pada penggajian konvensional.
• Mengurangi biaya pemeliharaan dan pengelolaan arsip fisik karena Anda bisa mengelolanya dalam arsip digital, terutama jika perusahaan memiliki banyak karyawan.
• Data karyawan terlindungi dengan baik sehingga mengurangi risiko kerugian finansial akibat pelanggaran data atau kebocoran informasi yang sensitif.

Meningkatkan Kesejahteraan Psikologis Karyawan

Apa yang Anda rasakan kalau tiap bulan selalu telat gajian? Kesal, bukan? Selain itu, tentu Anda akan merasa cemas dan stres dengan ketidakpastian kapan gaji akan ditransferkan. Akibatnya, Anda harus menunda banyak hal, seperti belanja bulanan, membayar berbagai tagihan, berbagai transaksi lainnya.

Jika kejadian seperti ini terus berulang, tentu dapat berdampak negatif dan mempengaruhi kesehatan psikologis karyawan. Oleh karena itu, perusahaan harus berupaya selalu membayar gaji tepat waktu untuk menciptakan lingkungan kerja yang lebih positif dan mendukung kesejahteraan mental karyawan.

Memotivasi dan Meningkatkan Produktivitas

Gaji yang dibayarkan tepat waktu setiap bulannya akan membuat karyawan termotivasi dan berdedikasi terhadap pekerjaannya. Ini karena mereka merasa perusahaan memberikan penghargaan terhadap kontribusi yang diberikan. Sebaliknya, keterlambatan pendistribusian gaji dapat menurunkan motivasi kerja karyawan. Dengan motivasi yang menurun, produktivitas karyawan pun cenderung turun.

Selain itu, pembayaran gaji yang tepat waktu akan membuat karyawan merasa diperlakukan secara adil. Namun, jika terus-terusan terlambat membayarkan gaji, lambat laun karyawan akan merasa lelah dan memilih resign. Jika sudah demikian, Anda bisa saja kehilangan talenta karyawan terbaik.

Meningkatkan Kepercayaan dan Kepuasan Karyawan

Pembayaran gaji yang tepat waktu dapat meningkatkan kepercayaan karyawan terhadap perusahaan. Terlebih, pembayaran gaji dengan sistem payroll bank. Sistem ini mencatat semua laporan secara rinci dan dapat diakses oleh tim HR maupun karyawan. Dengan pembayaran gaji yang tepat waktu dan transparan ini, karyawan akan cenderung merasa puas atas fasilitas perusahaan.

Membangun Citra Positif Perusahaan

Sebagai HR, tentu Anda tahu bahwa kewajiban membayar upah karyawan tepat waktu telah diatur oleh undang-undang. Jika perusahaan melanggar ketentuan tersebut, tentu akan menimbulkan sanksi hukum dan membuat reputasi perusahaan jadi buruk. Oleh karena itu, untuk membangun citra positif, perusahaan harus patuh terhadap peraturan perburuhan dan hukum ketenagakerjaan.

Cermin Stabilitas Keuangan Perusahaan

Jika perusahaan dapat mendistribusikan gaji secara tepat waktu setiap bulannya, ini menunjukkan bahwa keuangan perusahaan dalam kondisi stabil. Sebaliknya, jika perusahaan sering terlambat menggaji karyawan, ini bisa menjadi indikasi adanya masalah keuangan. Tentu ini dapat mengganggu kredibilitas perusahaan di mata karyawan dan mitra bisnis. 

Efisiensi Biaya Operasional

Pembayaran gaji yang otomatis dan tepat waktu tentu membuat operasional perusahaan berjalan dengan efisiensi. Namun, jika terjadi keterlambatan, ini akan memicu kerumitan administrasi. Perusahaan jadi harus mengeluarkan biaya tambahan untuk melakukan perhitungan ulang.

DOKU Payouts, Kelola Transfer Uang Domestik dan Global dengan Otomatis

Ingin mengotomatisasi transfer gaji karyawan secara efisien dan real-time? DOKU Payouts solusinya! Layanan ini tidak hanya memudahkan dalam transfer uang kepada pihak ke-3, tetapi juga membantu perusahaan menjaga perputaran keuangan tetap lancar.

Dengan DOKU Payouts proses transfer gaji karyawan dapat berlangsung cepat, tanpa adanya biaya tambahan yang tidak jelas. Layanan ini juga mempermudah transfer ke berbagai negara dengan nilai tukar bersaing. Baik perusahaan maupun karyawan, dapat memantau status dan laporan transaksi melalui dasbor real-time.

Saatnya bekerja dengan DOKU Payouts sebagai solusi cara perusahaan transfer gaji karyawan secara cepat dan tepat!

Ingin mempelajari lebih lanjut soal layanan payment gateway DOKU? Hubungi tim sales kami di sini untuk mendapatkan informasi lebih detail, atau Anda bisa langsung daftar di sini untuk bergabung dengan DOKU dan mulai nikmati solusi pembayaran yang inovatif!