Cash Disbursement: Pengertian, Manfaat, Jenis, dan Cara Pengelolaan yang Efektif

Bayangkan Anda melihat tumpukan slip gaji, faktur pembelian, dan berbagai invoice di meja pada pagi hari. Membayangkannya saja sudah melelahkan, bukan? Inilah gambaran umum ketika cash disbursement adalah metode yang dipilih oleh perusahaan untuk melakukan berbagai transaksi. 

Meski proses ini rumit, rentan kesalahan, dan menyita banyak waktu serta sumber daya, masih banyak perusahaan yang menerapkannya karena berbagai sebab. Padahal, di era digital yang serba cepat berkat dukungan kemajuan teknologi, pengelolaan arus kas harus bisa lebih efektif dan efisien. 

Oleh sebab itu, mari pelajari lebih dalam tentang apa itu cash disbursement, jenis, dan manfaatnya. Tidak ketinggalan solusi mengoptimalkannya dalam transaksi keuangan perusahaan. Yuk, simak selengkapnya di sini!

Pengertian Cash Disbursement

Cash disbursement terdiri dari dua kata terpisah, yaitu cash dan disbursement. Cash merupakan kata umum yang berarti tunai sedangkan kata disbursement  mungkin terdengar asing bagi orang awam. Nah, inilah pengertian disbursement dan juga cash disbursement secara utuh.

Pengertian Disbursement

Disbursement dalam bahasa Indonesia memiliki arti pencairan dana. Pada dasarnya, istilah tersebut merujuk pada proses pengeluaran uang oleh individu, organisasi, atau perusahaan untuk berbagai keperluan. 

Dalam konteks bisnis, disbursement mencakup pembayaran untuk berbagai hal di antaranya penggajian karyawan, pembelian inventaris, pembayaran utang, pengeluaran operasional, dan investasi.

Sementara itu, dalam siklus keuangan perusahaan, disbursement merupakan bagian penting yang harus dikelola dengan efisien dan akurat. Tujuannya untuk memastikan kelancaran operasional dan kesehatan finansial perusahaan.

Sebelum memasuki era modern seperti saat ini, sebagaimana transaksi secara umum, disbursement juga melalui proses evolusi yang panjang. Pada era kuno, disbursement dimulai dengan metode barter untuk pemenuhan kewajiban masing-masing pihak yang terlibat.

Selanjutnya, pada era modern, disbursement mulai dilakukan dengan uang kertas dan koin. Lalu disusul dengan penggunaan cek untuk melakukan pembayaran dengan nominal yang besar.

Di era digital ini, metode transaksi disbursement mengalami kemajuan paling signifikan mencakup transfer bank, kartu kredit, dompet digital, sistem automated clearing house, hingga real time payment. Metode pembayaran kripto dan open banking juga tengah dalam proses pengembangan.

Apa Itu Cash Disbursement?

Sementara itu, pengertian umum dari cash disbursement adalah pengeluaran uang tunai untuk berbagai keperluan. Tindakan ini merupakan bagian dari disbursement yang melibatkan penggunaan uang fisik atau transfer dana secara langsung.

Dalam era digital seperti sekarang, cash disbursement juga dapat mencakup transaksi non-tunai yang diproses secara real-time, seperti transfer bank dan pembayaran melalui dompet digital. Hal tersebut dilakukan untuk menyalurkan dana ke luar, seperti untuk membayar vendor, sewa gedung, pembelian bahan baku, serta gaji karyawan.

Cash disbursement sendiri merupakan salah satu jenis komponen dari disbursement selain cash disbursement journal, yang berarti catatan pembayaran yang dikeluarkan perusahaan dan cash receipt journal atau catatan pembayaran yang masuk ke perusahaan.

Sementara itu, proses cash disbursement sendiri melibatkan beberapa tahapan, yaitu:

1. Permintaan dan Otorisasi

Proses ini dimulai dengan permintaan pengeluaran kas dari departemen atau individu yang membutuhkan dana. Permintaan ini harus disertai dokumen pendukung yang valid, seperti faktur, purchase order, atau surat perjanjian. Permintaan tersebut kemudian akan diverifikasi dan diotorisasi oleh pihak terkait.

2. Verifikasi dan Persetujuan

Selanjutnya, tim keuangan akan melakukan verifikasi terhadap permintaan pengeluaran kas, memastikan keakuratan dokumen, kesesuaian dengan anggaran, dan ketersediaan dana. Setelah verifikasi, manajemen akan memberikan persetujuan akhir.

3. Pembuatan Dokumen Pembayaran 

Jika permintaan mendapatkan persetujuan, dokumen pembayaran seperti cek, giro, atau transfer bank akan dibuat. Dokumen ini harus memuat informasi lengkap terkait transaksi, seperti nomor rekening, jumlah pembayaran, dan tujuan pembayaran.

4. Pencatatan Transaksi

Transaksi pengeluaran kas dicatat dalam sistem akuntansi perusahaan untuk memperbarui saldo kas dan akun-akun terkait. Pencatatannya juga harus dilakukan secara akurat dan tepat waktu.

5. Rekonsiliasi

Terakhir adalah langkah rekonsiliasi yang dilakukan secara berkala antara catatan pengeluaran kas dengan laporan bank. Hal ini untuk memastikan kesesuaian saldo dan mengidentifikasi potensi kesalahan atau penyimpangan.

Nah, untuk metode transaksi pembayarannya, Anda bisa memilih salah satu dari cara berikut, yaitu:

• Cek: Metode tradisional yang masih banyak digunakan. Cek harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang dan dapat diuangkan oleh penerima di bank.
• Giro: Serupa dengan cek, tetapi dana akan ditarik langsung dari rekening penarik pada saat pencairan.
• Transfer Bank: Metode yang semakin populer karena kemudahan dan kecepatannya. Dana ditransfer secara elektronik antar rekening bank.
• Kartu Kredit Korporat: Digunakan untuk pengeluaran dalam jumlah kecil atau transaksi online.
• Cash Management System: Sistem terintegrasi yang memungkinkan perusahaan mengelola seluruh proses cash disbursement secara elektronik, mulai dari permintaan hingga rekonsiliasi.

Tujuan dan Manfaat Cash Disbursement

Tujuan utama dari disbursement, termasuk cash disbursement di dalamnya, tak lain untuk memfasilitasi kelancaran operasional suatu entitas, khususnya perusahaan. Dengan melakukan disbursement, perusahaan dapat memenuhi kewajiban finansialnya, seperti membayar gaji karyawan, melunasi utang, dan membiayai kegiatan operasional.

Adapun tujuan-tujuan lain dari disbursement, yaitu:

1. Meningkatkan Efisiensi

Disbursement yang terstruktur dan tercatat dengan baik dapat membantu entitas dalam mengelola arus kas dan menghindari pemborosan.

2. Mempertahankan Hubungan Baik

Melakukan pembayaran tepat waktu kepada karyawan, pemasok, dan pihak lain dapat membantu menjaga hubungan baik dan meningkatkan kepercayaan.

3. Memenuhi Kewajiban Legal

Disbursement yang sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku dapat membantu entitas terhindar dari masalah hukum.

Bila Anda ingin perusahaan mencapai tujuan di atas, maka penting untuk melakukan pengendalian secara internal. Adapun beberapa elemen penting dalam pengendalian internal mencakup.

• Pemisahan Tugas: Memisahkan fungsi otorisasi, pencatatan, dan penyimpanan kas untuk mencegah penyalahgunaan.
• Otorisasi yang Tegas: Setiap pengeluaran kas harus diotorisasi oleh pihak yang berwenang sesuai dengan limit wewenang yang ditetapkan.
• Dokumen Pendukung yang Valid: Memastikan setiap pengeluaran kas didukung oleh dokumen yang sah dan lengkap.
• Sistem Penomoran Dokumen: Menggunakan sistem penomoran dokumen yang terstruktur untuk memudahkan pelacakan dan mencegah duplikasi.
• Rekonsiliasi Berkala: Melakukan rekonsiliasi secara rutin untuk mendeteksi kesalahan dan penyimpangan.
• Audit Internal: Melakukan audit internal secara berkala untuk mengevaluasi efektivitas sistem pengendalian internal.

Sementara itu, pengelolaan disbursement yang baik dapat memberikan beragam manfaat bagi perusahaan, antara lain:

1. Keteraturan Keuangan

Dengan memantau dan mengontrol disbursement, perusahaan dapat mengoptimalkan arus kas untuk memastikan dan menjamin ketersediaan dana bagi kebutuhan operasional.

2. Mencegah Denda dan Sanksi

Efisiensi dalam proses disbursement dapat menekan terjadinya pelanggaran dalam kerja sama. Khususnya terkait kelalaian pembayaran yang berpotensi pada denda dan sanksi sesuai kesepakatan yang telah dibuat.

3. Mendukung Likuiditas

Data disbursement yang akurat dapat memberikan informasi berharga bagi manajemen dalam pengambilan keputusan bisnis. Jadi, perusahaan mampu memiliki cukup kas dan aset yang mudah dicairkan dalam pemenuhan kewajiban.

4. Pengelolaan Utang

Manfaat lain disbursement yang tidak kalah penting adalah pengelolaan utang. Kewajiban pembayaran tercatat secara lengkap yang memudahkan manajemen dalam mengalokasikan keuangan dalam pos berbeda, termasuk pelunasan piutang. Dengan demikian, tidak ada pembengkakan akibat penundaan pembayaran pinjaman. 

5. Pengelolaan Risiko Keuangan

Melalui keteraturan keuangan dan pengelolaan utang yang baik, disbursement membantu mencegah dan meminimalisir dampak negatif pengeluaran yang berpotensi mengakibatkan kesulitan finansial (pailit), korupsi, pencucian uang, hingga kebangkrutan.

Selain manfaat umum di atas, disbursement memiliki peranan yang lebih penting yaitu kepraktisan dan kecepatan dalam sistem transaksi karena pembayaran bisa dilakukan secara bersamaan. Di samping itu, perencanaan penggunaan dana perusahaan dan proses audit keuangan juga jadi lebih mudah berkat kelengkapan pencatatan transaksi oleh sistem. 

Lebih jauh, disbursement yang dikelola dengan baik juga dapat membantu divisi keuangan melakukan back up data sebagai bagian dari upaya transparansi finansial perusahaan. Juga dapat mendorong peningkatan performa bisnis, baik secara internal (terkait dengan karyawan) maupun eksternal (berkaitan dengan konsumen).

Di sisi lain, ketika perusahaan gagal menjalankan proses cash disbursement secara efisien dan efektif, maka harus siap menghadapi risiko-risiko yang cukup fatal. 

Pengelolaan disbursement yang tidak benar dapat menimbulkan dampak negatif yang signifikan bagi perusahaan, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Beberapa dampak tersebut antara lain:

1. Dampak Finansial

Dari segi keuangan, perusahaan akan menghadapi beberapa situasi serius, seperti kerugian yang dapat menjadikan pemasukan mengalami defisit, sementara pengeluaran naik secara tidak terkendali. Penurunan likuiditas akibat arus kas keluar yang berlebihan juga bisa terjadi. Hal ini akan berdampak pada terganggunya stabilitas perusahaan, khususnya dalam kemampuan untuk memenuhi kewajiban finansial lainnya.

Tak hanya itu, keterlambatan dalam melakukan pembayaran dapat menyebabkan perusahaan kehilangan kesempatan mendapatkan diskon dari supplier yang umumnya diberikan berdasarkan kelancaran pelunasan. Keterlambatan pembayaran dapat mengakibatkan denda dan sanksi dari berbagai pihak, seperti pemasok hingga otoritas pajak.

2. Dampak Operasional

Sedangkan dalam operasional perusahaan, kekacauan proses disbursement mengakibatkan kekurangan kas akibat disbursement yang tidak terencana. Ini akan mengganggu kelancaran operasional perusahaan, seperti keterlambatan dalam pengadaan bahan baku atau pembayaran gaji karyawan.

Terlalu seringnya terjadi gangguan operasional akhirnya juga berdampak pada turunnya produktivitas karyawan dan efisiensi kerja secara keseluruhan. Selain itu, keterlambatan juga pembayaran dapat merusak reputasi perusahaan di mata supplier, klien, dan mitra bisnis lainnya.

3. Dampak Hukum dan Kepatuhan

Efek negatif lainnya yang harus perusahaan hadapi adalah dampak terkait hukum dan kepatuhan. Sebut saja tuduhan pelanggaran kontrak atau wanprestasi terkait kewajiban pembayaran dari supplier, investor, dan stakeholder di sektor bisnis terkait.

Kemudian, adanya anggapan penyalahgunaan kas atau fraud dalam disbursement dapat mengakibatkan masalah hukum bagi perusahaan dan individu yang terlibat. Anggapan dan kecurigaan penggelapan dana, pelanggaran peraturan perpajakan atau regulasi lainnya bisa menjadikan perusahaan berhadapan dengan masalah hukum dan dijatuhi sanksi.

Jenis-jenis Cash Disbursement

Jenis-jenis cash disbursement berdasarkan kebutuhan spesifik diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu operational, investment, dan financing. Berikut penjelasan lebih dalam tentang ketiga jenis cash disbursement di atas.

1. Operational Disbursement

Pengeluaran ini digunakan untuk membiayai kegiatan operasional sehari-hari, seperti gaji karyawan, biaya perlengkapan dan peralatan, serta sewa atau pemeliharaan tempat produksi.

2. Investment Disbursement

Pengeluaran ini meliputi pengeluaran untuk investasi, seperti pembelian aset tetap, saham, dan obligasi.

3. Financing Disbursement 

Pengeluaran ini berkaitan dengan pendanaan, seperti pembayaran dividen, bunga pinjaman, dan pelunasan utang.

Setelah mengetahui jenis disbursement termasuk cash disbursement, Anda pun perlu tahu contoh-contohnya. Contoh praktik cash disbursement mudah ditemukan. Berikut adalah beberapa contoh yang paling umum dalam berbagai industri.

• Bisnis Ritel: Pembayaran gaji karyawan toko, pembelian barang dagangan dari pemasok, dan pembayaran sewa serta perawatan toko (seperti biaya listrik, air, dan kebersihan).
• Manufaktur: Pembelian bahan baku, pembayaran gaji karyawan pabrik, dan biaya pembelian serta perawatan mesin.
• Startup: Pembayaran gaji programmer, biaya pemasaran, dan sewa serta penggunaan kantor.
• Organisasi Nirlaba: Pembayaran gaji staf, biaya program bantuan sosial, dan biaya operasional kantor.

Lalu, apa saja contoh-contoh yang lebih spesifik dari cash disbursement? Ini bisa berupa sistem pembayaran payroll untuk karyawan yaitu perhitungan atas gaji pokok, lembur, dan bonus. Selanjutnya, pembayaran pajak dan biaya lisensi sebagai jaminan legalitas bisnis yang dijalankan dan pelunasan invoice kepada vendor atau supplier. Satu lagi, pengembalian dana (refund) kepada konsumen saat stok produk kosong atau terjadi kesalahan pemesanan dari pihak perusahaan.

DOKU, Solusi Terbaik untuk Mengelola Cash Disbursement

Manfaat cash disbursement yang dikelola dengan baik sudah dijelaskan di atas. Sekarang, tinggal Anda pelajari cara mengoptimalkan cash disbursement perusahaan. Beberapa strategi yang bisa diterapkan, yaitu:

1. Centralized Disbursement:  Memusatkan proses cash disbursement di satu departemen atau lokasi untuk meningkatkan efisiensi dan kontrol.
2. Electronic Payment:  Memanfaatkan teknologi  untuk melakukan pembayaran secara elektronik, seperti transfer bank atau  virtual account, untuk mempercepat proses dan mengurangi biaya.
3. Cash Forecasting:  Melakukan peramalan arus kas keluar untuk mengantisipasi kebutuhan dana dan  menghindari kekurangan kas.
4. Negosiasi  Syarat Pembayaran:  Menegosiasikan syarat pembayaran yang  menguntungkan dengan supplier, seperti  jangka waktu pembayaran yang lebih panjang atau diskon untuk pembayaran cepat.
5. Penggunaan  Dana Kas Kecil:  Menggunakan dana kas kecil untuk  pengeluaran  dalam jumlah kecil dan rutin, sehingga  mempermudah  proses pembayaran dan  mengurangi  beban administrasi.
6. Investasi  Jangka Pendek:  Menginvestasikan  dana  idle  dalam  instrumen  investasi  jangka pendek  yang  aman  dan  likuid  untuk  mendapatkan  pengembalian.

Lebih lanjut, di era digital, pengelolaan cash disbursement secara manual sangat tidak efisien dan rentan terhadap kesalahan. Untuk itu, dibutuhkan solusi yang dapat membantu entitas dalam mengotomatiskan dan mengoptimalkan proses tersebut.

DOKU hadir sebagai solusi terbaik untuk mengelola cash disbursement dengan menawarkan berbagai fitur dan layanan, berupa:

• Pembayaran Massal: DOKU memungkinkan perusahaan atau lembaga untuk melakukan pembayaran ke banyak penerima dalam satu waktu. Contohnya, untuk gaji karyawan, pembayaran ke supplier, dan pencairan dana insentif.
• Integrasi API: DOKU menyediakan API yang memudahkan integrasi dengan sistem internal perusahaan sehingga proses cash disbursement dapat dilakukan secara otomatis.
• Jaringan Pembayaran yang Luas: DOKU terhubung dengan berbagai bank dan lembaga keuangan lainnya, memungkinkan perusahaan untuk melakukan pembayaran ke berbagai jenis rekening.
• Keamanan Terjamin: DOKU menerapkan standar keamanan tertinggi untuk melindungi setiap transaksi, sehingga perusahaan dapat melakukan cash disbursement dengan aman dan nyaman.
• Laporan Transaksi yang Detail: DOKU menyediakan laporan transaksi yang lengkap dan detail, memudahkan perusahaan dalam memantau dan merekonsiliasi cash disbursement.

Jika meningkatkan efisiensi, keamanan, dan akuntabilitas dalam mengelola cash disbursement adalah langkah bisnis Anda dalam waktu dekat ini, menggandeng DOKU adalah pilihan tepat. 

Perusahaan payment gateway pertama di Indonesia ini tentunya mampu membantu perusahaan Anda menghemat waktu dan biaya, serta mengurangi risiko kesalahan manusia. Ingin tahu lebih lanjut tentang layanan DOKU? Cek di sini.

Ingin mempelajari lebih lanjut soal layanan payment gateway DOKU? Hubungi tim sales kami di sini untuk mendapatkan informasi lebih detail, atau Anda bisa langsung daftar di sini untuk bergabung dengan DOKU dan mulai nikmati solusi pembayaran yang inovatif!