Table of Contents
Ada banyak hal yang memengaruhi perkembangan suatu bisnis, salah satu yang paling krusial adalah laporan keuangan. Setiap akhir bulan, bisnis umumnya akan melakukan penyesuaian transaksi yang tercatat dalam laporan keuangan. Dalam prosesnya, tidak bisa dipungkiri akan adanya kemungkinan kesalahan perhitungan.
Ketika terjadi ketidaksesuaian, di sinilah rekonsiliasi data diperlukan. Proses ini bukan sekadar prosedur teknis, melainkan juga strategi penting bagi bisnis untuk menjaga kredibilitas, efisiensi kegiatan bisnis, dan pengambilan keputusan yang bijak.
Apa Itu Rekonsiliasi Data?
Melansir laman DJKN Kemenkeu, rekonsiliasi data adalah proses pencocokan data transaksi yang diproses menggunakan beberapa sistem maupun subsistem yang berbeda sesuai dengan dokumen sumber yang sama.
Sementara itu, mengutip definisi dari Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), rekonsiliasi adalah proses pencocokan data antara dua akun atau lebih yang saling berkesinambungan. Tujuannya adalah untuk menciptakan keselarasan dan memastikan kedua data tersebut dapat digunakan untuk keperluan tertentu.
Sederhananya, rekonsiliasi data adalah proses mencocokkan data dari dua atau lebih sumber guna memastikan keakuratan sekaligus konsistensi informasi. Proses ini sengaja dilakukan untuk mengidentifikasi dan mengoreksi ketidaksesuaian data yang mungkin terjadi dalam pelaporan data.
Dalam bidang keuangan misalnya, rekonsiliasi kerap digunakan untuk membandingkan laporan transaksi perusahaan dengan laporan bank. Sementara itu, dalam konteks yang lebih luas, rekonsiliasi juga berlaku untuk sejumlah bidang industri, seperti pajak dan logistik.
Tujuan Rekonsiliasi Data
Bagi Anda para pebisnis, rekonsiliasi wajib dilakukan secara berkala. Hal ini dilakukan untuk memastikan kebenaran pencatatan dalam laporan keuangan perusahaan dan catatan pada bank.
Di samping itu, rekonsiliasi juga dapat Anda gunakan untuk mengecek penerimaan dan pengeluaran yang mungkin belum tercatat dalam laporan keuangan perusahaan. Namun perlu diketahui, bahwa tujuan rekonsiliasi data bukan hanya itu saja.
Di bawah ini adalah beberapa tujuan atau fungsi rekonsiliasi data untuk bisnis Anda:
1. Memastikan kebenaran data
Salah satu tujuan utama rekonsiliasi data adalah memastikan kebenaran data yang ada pada bisnis Anda sehingga dapat dipercaya. Dalam proses perekamanan data, seperti pencatatan keuangan, biasanya akan terjadi masalah umum seperti kesalahan entri data, duplikasi data, atau kehilangan informasi.
Dengan melakukan rekonsiliasi, maka Anda bisa mengidentifikasi sekaligus memperbaiki ketidaksesuaian data yang ada. Sebagai contoh, dalam konteks keuangan, rekonsiliasi laporan bank bisa digunakan untuk memastikan bahwa semua transaksi yang tercatat pada sistem internal sudah sesuai dengan mutasi di rekening bank bisnis Anda.
2. Menghindari penyalahgunaan data
Rekonsiliasi juga berfungsi sebagai salah satu alat pengawasan untuk mendeteksi aktivitas mencurigakan. Dalam bidang keuangan, rekonsiliasi wajib dilakukan guna mencegah potensi penipuan seperti transaksi fiktif, transaksi ganda, atau manipulasi data keuangan. Pasalnya, kasus-kasus semacam ini bisa merugikan bisnis Anda sendiri.
Itulah sebabnya perlu dilakukan pencocokan data secara rutin. Dengan begitu, Anda bisa segera mendeteksi adanya anomalis yang kemungkinan menunjukkan adanya masalah serius.
3. Meningkatkan efisiensi operasional bisnis
Data apa pun yang tidak konsisten atau memiliki banyak kesalahan dapat mengganggu operasional kerja dan pada akhirnya menyebabkan inefesiensi. Dengan melakukan rekonsiliasi data, maka Anda bisa mengidentifikasi segala hambatan yang ada secara lebih awal sehingga bisa langsung mengambil langkah solutif.
Sebagai contoh, bisnis Anda bergerak di bidang logistik. Anda wajib melakukan rekonsiliasi data pengiriman guna memastikan barang tiba di lokasi sesuai dengan pesanan pelanggan. Hal ini guna meminimalkan potensi biaya tambahan seperti klaim garansi atau pengiriman ulang.
4. Mematuhi regulasi
Semua jenis industri pada dasarnya wajib untuk patuh terhadap regulasi yang berlaku. Dalam hal ini, rekonsiliasi data membantu bisnis Anda untuk tetap selaras dengan peraturan dan standar hukum yang berlaku.
Sebagai contoh, rekonsiliasi pajak memastikan bahwa laporan keuangan bisnis Anda sesuai dengan laporan fiskal yang diberikan kepada pihak perpajakan. Dengan adanya rekonsiliasi, maka ketidakcocokan data bisa dihindari dan bisnis Anda juga bisa terhindar dari sanksi hukum atau bahkan kerugian reputasi.
5. Memperlancar proses audit
Salah satu alasan mengapa bisnis atau organisasi harus melakukan rekonsiliasi data adalah untuk membangun fondasi yang kuat guna memperlancar proses audit. Dengan data yang sudah terbukti kebenarannnya, maka proses audit internal maupun eksternal bisa berjalan dengan lancar.
Di samping itu, rekonsiliasi data juga membantu bisnis untuk menunjukkan kepada auditor bahwa perusahaan berhasil menerapkan kontrol internal yang baik dalam menjaga kebenaran data.
6. Membantu proses pengambilan keputusan
Perlu Anda pahami bahwa data yang akurat dan konsisten merupakan fondasi penting dalam proses pengambilan keputusan yang baik. Dalam manajemen, informasi yang tidak akurat bisa memengaruhi proses pengambilan keputusan sehingga menjadi tidak efektif.
Dalam hal ini, rekonsiliasi penting untuk memastikan bahwa Anda memiliki data akurat yang bisa diandalkan untuk mengambil keputusan dalam bisnis. Umumnya, makin andal suatu data, makin dapat dipercaya pula data tersebut. Data yang dapat dipercaya bisa menjadi dasar yang kuat untuk mendapatkan wawasan baru dan mengambil keputusan yang seimbang.
Peran Rekonsiliasi Data dalam Optimalisasi Bisnis Beragam Industri
Rekonsiliasi data memiliki peran penting dalam mengoptimalkan proses bisnis di berbagai macam industri. Proses dalam hal ini bukan hanya soal memastikan keakuratan data tetapi juga sebagai pendorong untuk efisiensi, penghematan dana, hingga pengambilan keputusan.
Di bawah ini adalah beberapa contoh bagaimana rekonsiliasi data berperan pada optimalisasi di sejumlah sektor industri:
1. Sektor keuangan dan perbankan
Pada sektor keuangan, rekonsiliasi data adalah salah satu komponen penting untuk menjamin integritas laporan keuangan dan transaksi. Pelaku bisnis keuangan seperti bank kerap melakukan rekonsiliasi guna memeriksa kecocokan antara laporan internal dan eskternal.
Proses ini dilakukan untuk mengurangi risiko terjadinya kesalahan transaksi, mendeteksi transaksi yang mencurigakan, dan memenuhi kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku. Dengan adanya daya yang terintegrasi, maka pelaku bisnis keuangan bisa mengelola risiko dengan baik, menjaga kepercayaan konsumen, dan meningkatkan efisiensi operasional.
2. Ritel dan e-commerce
Dalam industri ritel dan e-commerce, rekonsiliasi data diperlukan dalam mengelola inventaris, logistik, dan transaksi konsumen. Sebagai contoh, perusahaan e-commerce harus mencocokkan data pesanan konsumen dengan data pengiriman. Hal ini untuk memastikan barang pesanan pelanggan bisa sampai dengan tepat waktu dan dalam kondisi yang baik.
Selain itu, rekonsiliasi juga diperlukan untuk mencocokkan data penjualan dan stok gudang. Hal ini ditujukan untuk menghindari kekurangan atau kelebihan stok sehingga dapat meningkatkan pengalaman konsumen sekaligus mengurangi kelebihan biaya operasional.
3. Industri logistik dan transportasi
Keakuratan data juga sangat penting dalam menjamin keberlangsungan industri di sektor logistik dan transportasi. Dengan adanya rekonsiliasi data, maka perusahaan dapat menjamin bahwa informasi terkait pengiriman barang sesuai dengan kontrak dan dokumen lainnya.
Sebagai contoh, Anda bekerja di perusahaan logistik dan bertanggung jawab di bidang keuangan. Anda harus memeriksa kecocokan antara invoice pengiriman dengan data penerimaan konsumen. Hal ini wajib untuk dilakukan gunca mencegah terjadinya sengketa atau kerugian karena ketidakcocokkan data.
4. Sektor kesehatan
Rekonsiliasi data tak hanya diperlukan pada industri dagang. Sektor kesehatan juga memerlukan rekonsiliasi data, seperti rekonsiliasi data iuran BPJS , dana BOK, dan rekonsiliasi obat di fasilitas kesehatan.
Sebagai contoh, rekonsiliasi dana Bantuan Operasional Kesehatan (BOK), yakni dana alokasi khusus non-fisik untuk mendanai kegiatan operasional bidang kesehatan di daerah. Rekonsiliasi dana BOK dilakukan secara rutin setiap bulan untuk menjamin realisasi Belanja BOK dan untuk meningkatkan pelayanan kesehatan ke masyarakat.
Itulah beberapa contoh industri yang menerapkan rekonsiliasi data. Selain sektor industri yang sudah disebutkan, masih ada sektor lain yang juga menerapkan rekonsiliasi, contohnya sektor manufaktur, pendidikan, dan teknologi.
Jenis-Jenis Rekonsiliasi Data
Ada beberapa jenis rekonsiliasi data sesuai dengan konteks dan sektornya. Di bawah adalah beberapa jenis rekonsiliasi yang paling umum:
1. Rekonsiliasi keuangan
Rekonsiliasi keuangan merujuk pada pencocokan catatan keuangan yang berasal dari sumber sumber berbeda. Tujuannya adalah untuk memastikan data-data pada laporan keuangan milik suatu perusahaan atau organisasi sudah sesuai dan akurat. Data yang biasanya dicocokkan bisa berupa transaksi, piutang usaha, hingga pendapatan perusahaan dari beberapa sumber.
2. Rekonsiliasi bank
Rekonsiliasi bank merupakan proses mencocokkan saldo rekening di catatan milik perusahaan dengan laporan dari bank. Jenis rekonsiliasi yang satu ini sangat penting untuk dilakukan guna memastikan tak ada satu pun transaksi yang terlewat atau bahkan tercatat dua kali.
Rekonsiliasi bank umumnya melibatkan proses pengecekan mutasi bank, seperti setoran, penarikan, dan transfer. Tujuannya adalah untuk memastikan semuanya sudah tercatat dengan benar sehingga bisa menghindari potensi masalah seperti saldo negatif.
3. Rekonsiliasi pajak
Rekonsiliasi pajak adalah salah satu rekonsiliasi data yang wajib dilakukan oleh setiap organisasi. Jenis rekonsiliasi ini dilakukan untuk memastikan bahwa semua laporan pajak yang diajukan sudah sesuai dengan data internal perusahaan.
Hal ini membantu perusahaan untuk mematuhi regulasi perpajakan sekaligus meminimalkan risiko denda karena laporan yang tidak akurat. Rekonsiliasi pajak biasanya melibatkan proses pengecekan detail transaksi, seperti pajak masukan dan penjualan guna memastikan semua kewajiban sudah dilaporkan.
4. Rekonsiliasi antar sistem
Rekonsiliasi antar sistem umumnya melibatkan pencocokan data dari berbapa sistem atau subsitem dalam suatu perusahaan. Misalnya, rekonsiliasi antara data pada sistem penjualan, inventori, dan keuangan guna memastikan konsistensi data pada internal perusahaan.
Nah, itulah beberapa jenis rekonsiliasi data yang paling umum. Selain yang disebutkan di atas, tentu masih ada jenis rekonsiliasi lainnya, seperti rekonsiliasi sosial, utang piutang, vendor, dan lain sebagainya. Masing-masing memiliki fokus dan tujuan tertentu yang berperan dalam keakuratan dan konsistensi data.
Langkah-Langkah Rekonsiliasi Data
Rekonsiliasi data adalah proses yang memerlukan langkah-langkah sistematis. Hal ini untuk memastikan kesesuaian dan keakuratan data dari berbagai sumber yang berbeda. Setiap langkah dalam proses rekonsiliasi juga saling berhubungan untuk membantu mengidentifikasi, menganalisis, dan memperbaiki data yang tidak sesuai.
Di bawah ini adalah langkah-langkah yang dibutuhkan dalam proses rekonsiliasi data:
1. Pengumpulan data
Langkah pertama dalam rekonsiliasi data adalah mengumpulkan data dari berbagai sumber yang dibutuhkan. Data ini bisa berasal dari sistem internal perusahaan maupun eksternal.
Selain itu, pengumpulan data harus dilakukan dengan hari-hati untuk menjamin ketersediaan semua informasi yang diperlukan. Misalnya, dalam rekonsiliasi laporan keuangan, Anda memerlukan data dari buku besar perusahaan dan juga laporan bank.
2. Validasi sumber data
Setelah semua data dikumpulkan, langkah selanjutnya adalah memastikan validitas sumber data tersebut. Validasi ini ditujukan untuk menjamin semua data yang akan digunakan berasal dari sumber tepercaya dan sudah diperbarui.
Apabila Anda menggunakan data yang tidak valid, maka proses rekonsiliasi tidak bisa berjalan dengan baik. Biasanya, perusahaan memerlukan akses ke sumber data tambahan guna melengkapi data-data yang hilang.
3. Identifikasi data yang tidak sesuai
Setelah semua data sudah dikumpulkan dan divalidasi, langkah selanjutnya adalah pencocokan data untuk mengidentifikasi data-data yang tidak sesuai. Seperti yang sudah dijelaskan, langkah ini dilakukan dengan cara membandingkan data dari berbagai sumber berbeda.
Dalam proses melakukan pencocokan, Anda mungkin akan menemukan beberapa perbedaan, seperti salah memasukkan data, duplikasi data, atau data yang hilang. Untuk melakukan pencocokan, biasanya Anda harus menggunakan software atau aplikasi khusus yang dirancang untuk memproses data dalam jumlah besar dengan akurat dan cepat.
4. Analisis dan penyelesaian ketidaksesuaian data
Apabila Anda menemukan ketidaksesuaian data dalam proses rekonsiliasi, Anda harus segera menganalisisnya. Cari tahu apa yang menyebabkan ketidakcocokan data, apakah karena kesalahan entri, gangguan teknis, atau prosedur yang berbeda.
Setelah melakukan analisis dan menemukan akar masalahnya, Anda bisa melakukan penyelesaian dengan cara memperbarui data, menghapus duplikasi, atau menghubungkan kembali data yang tidak sesuai.
Proses penyelesaian ketidaksesuaian data memerlukan koordinasi dari berbagai departemen. Tujuannya untuk memastikan semua pihak setuju dengan perubahan yang akan dilakukan.
5. Dokumentasi proses rekonsiliasi
Proses rekonsiliasi dari awal hingga selesai harus didokumentasikan dengan baik. Pasalnya, hasil dari rekonsiliasi akan digunakan untuk keperluan audit dan referensi untuk mengambil keputusan di masa depan.
Dokumentasi rekonsiliasi mencakup catatan tentang ketidaksesuaian data yang Anda temukan, tindakan yang Anda ambil, dan hasil akhirnya. Dengan adanya dokumentasi ini, maka Anda bisa menunjukkan bahwa perusahaan Anda memiliki kontrol data internal yang baik.
6. Melibatkan tim yang kompeten
Pada dasarnya, keberhasilan proses rekonsiliasi data sangat dipengaruhi oleh kompetensi tim yang terlibat dalam proses ini. Oleh sebab itu, perusahaan Anda harus memastikan bahwa tim yang dipilih untuk melakukan rekonsiliasi benar-benar memiliki pemahaman mendalam terkait data, sistem, dan prosedur terkait.
Selain itu, jika memungkinkan, Anda bisa menggunakan automasi untuk meningkatkan efisiensi sekaligus akurasi rekonsiliasi data. Sebab, rekonsiliasi data bukan hanya dilakukan satu kali saja, melainkan proses yang harus Anda lakukan secara rutin.
Oleh sebab itu, perusahaan harus melakukan evaluasi efektivitas proses rekonsiliasai yang sudah pernah dilakukan dan mencari cara untuk memperbaiki proses tersebut. Hal ini termasuk memberikan pelatihan pada tim rekonsiliasi, penggunaan teknologi, maupun perubahan kebijakan operasional.
Jadi, rekonsiliasi data adalah proses penting yang tak hanya digunakan untuk menyelaraskan informasi, tetapi juga menjamin validitas data untuk membantu pengambilan keputusan secara lebih bijak. Dengan memahami seluk-beluk rekonsiliasi data, Anda bisa mengoptimalkan proses ini untuk mendukung pertumbuhan bisnis Anda di berbagai sektor.
Meskipun proses rekonsiliasi tidak begitu sulit, tetapi tetap dibutuhkan ketelitian tingkat tinggi agar proses pencocokan data berjalan lancar. Di sisi lain, proses rekonsiliasi bisa memakan banyak waktu dan tenaga.
Itulah sebabnya platform payment fintech berpengalaman, DOKU, bisa menjadi solusi ideal bagi Anda untuk mempermudah proses mengatur keuangan bisnis. Dengan memanfaatkan layanan DOKU, Anda bisa melacak dan memastikan kesesuaian data keuangan dalam bisnis dengan mudah dan praktis. Untuk informasi lebih lanjut, klik di sini.
Ingin mempelajari lebih lanjut soal layanan payment gateway DOKU? Hubungi tim sales kami di sini untuk mendapatkan informasi lebih detail, atau Anda bisa langsung daftar di sini untuk bergabung dengan DOKU dan mulai nikmati solusi pembayaran yang inovatif!
